【コラム】人事のためのIT入門講座「業務を効率化するためのシステム導入・開発の考え方」

本コラムでは、人事のご担当者さま向けに、ITリテラシー向上につながる情報をお届けしてまいります。人事業務の効率化や高度化だけでなく、デジタル人材の採用やデジタル教育の検討ご活用いただければ幸いです。

（１）システム導入の目的は「業務効率化」

新たにシステムを開発するにせよ、既存のITツール（Excel や RPA、パッケージソフトウェアやクラウドサービスなど）を新たに導入するにせよ、その目的を端的に表現すると「業務効率化」です。社内の業務効率化はもちろんのこと、場合によっては顧客にとっての業務効率化も含みます。

つまり、業務改善活動の一手段として、システムの導入や開発は位置づけられます。

そのため、システムの導入や開発作業は、次のように、業務を整理するところから始まります。

1. 現状どのような業務か、今後どのような業務にするかを整理する
2. 業務のどこをシステム化したいかを整理する
3. システム化の手段を決める・システムに必要な機能を決める
4. 実際にシステムを導入もしくは開発する

それぞれについて詳しく説明していきます。

（２）システム導入のステップ1：
　　　現状どのような業務か、今後どのような業務にするかを整理する

まずは現状、どのような業務をしているかを改めて整理します。業務フロー図を描く、箇条書きにする、表で整理するなど、様式は問いません。業務を進めるうえでのプロセス、ルール、書類・データなどは、できるだけ書き出しておきます。

極力、新たなシステムを導入する前に、現状の業務を改善できないか、考えておく方が望ましいです。

（３）システム導入のステップ2：
　　　業務のどこをシステム化したいかを整理する

ステップ1で書き出した業務の中で、どこをシステム化したいか整理します。

多くの場合、業務フロー変更とともに新たなシステムを導入することになるため、変更後の業務フロー図には、新たなシステムを明記しておきます。

（４）システム導入のステップ3：
　　　システム化の手段を決める・システムに必要な機能を決める

既存ITツールの有無、必要な機能、コスト、システム導入により想定される改善効果などから、既存のITツールを使うか、新たにシステム開発するかを決めることになります。

既存のITツールを使う場合は、やりたい業務のうち、どこまでITツールで自動化できるかを確認したうえで、「どのような業務にするか」「業務のうちどこまでをITツールで担うか」（＝システム要件）「業務のうちどこから人手で担うか」といったあたりを決めていきます。

新たにシステムを開発する場合はたいてい、やりたい業務が自動化できるように開発することが技術的にはできます。ただし、複雑な機能が必要な場合や、期待するような精度がなかなか出ないような場合は、コスト面で断念せざるをえない場合もあります。

その場合も、既存のITツールと同様、「どのような業務にするか」「業務のうちどこまでをITツールで担うか」（＝システム要件）「業務のうちどこから人手で担うか」といったあたりを決めていきます。

このようにして、「システム要件」が固まります。

（５）システム導入のステップ4：
　　　実際にシステムを導入もしくは開発する

システム要件が決まれば、それを満たすよう、システムベンダーを巻き込んで、設定や開発作業を進めていくことになります。

（６）システム導入後の効果を左右するのは業務知識とシステムの仕組みの理解

上記のステップでシステムを導入することができますが、既存のITツールを導入するにしても、新たにシステムを開発するにしても、かかるコストは決して少ないものではありません。またそもそも、システム導入による改善効果が大きい業務に対して、システム化を検討することが必要になります。

そのため、システム導入の投資対効果を高めるためには、システム化による改善効果が大きな箇所を見極める「業務知識」と、業務のどこを容易にシステム化できるかを見極める「システムの仕組みの理解」が欠かせません。

とくに、システムの仕組みについて理解しているほど、「どこをシステム化できそうか」という自動化のためのアイデアを得やすくなるとともに、システム化にかかるコスト感がわかるようになります。

また、システムベンダーに開発を委託する際も、的確な依頼ができるようになり、結果的に低コストでシステムが導入できることになります。

ぜひ機会があれば、プログラミング体験を通じて、システムの仕組みについて理解を深めていただければ幸いです。

（７）関連情報

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