【コラム】人事のためのIT入門講座「データの二重管理による非効率と修正漏れを防ぐコツ～データの正規化」

本コラムでは、人事のご担当者さま向けに、ITリテラシー向上につながる情報をお届けしてまいります。人事業務の効率化や高度化だけでなく、デジタル人材の採用やデジタル教育の検討にご活用いただければ幸いです。

（１）Excel上で同じ情報を何度も記載するのは非効率とミスを招く

Excelなどで一覧表を作っているときに、ふと「同じ情報を何回も
書いている」というようなことはないでしょうか。

たとえば下図のような状況です。


この図では、「お弁当」の単価を3回書いていることになります
（「お弁当」という文字も3回書いています）。また、「Aさん」
「Cさん」の電話番号やメールアドレスもそれぞれ3回・2回書いている
ことになります。

実は、「同じ情報を何度も書いている」という状況は、非効率かつ
ミスしやすいポイントになります。

（２）発生するのは複数箇所の修正による非効率・修正漏れによるミス

非効率かつミスしやすいというのは具体的に次の通りです。

たとえば、「お弁当の単価を今月から変更していたにもかかわらず、
誤って先月分の単価を記載してしまった」というときです。先の図ですと、
3カ所修正する必要があります。通常の会社であれば、購買データが3件と
いうことはまずないはずなので、相応の数を修正する必要があります。

また、仮にそれだけの数を修正したとしても、ミスなく修正できるわけではありません。
どうしてもヒューマンエラーが入り、修正漏れが出てきてしまいます。

端的に言えば、データの二重管理による弊害ということになります。

（３）同じ情報を何度も書いている箇所は別の表にする＝データの正規化

このような状況を解決しようというのが、「データの正規化」という
考え方です。単純化して説明すると、「同じ情報を何度も書いている
データは、別の表にしてしまう」です。

具体的に説明していきます。今回の例では、次のように「購買データ」の
ほかに、「商品情報」「会員情報」という別の表を作ります。


「購買データ」では、「商品情報」「会員情報」からデータを引っ張って
きて、表示しています（図中、ピンク色で網掛けした部分）。

こうすることで、「お弁当」の単価を変更する場合も、「商品情報」の
1カ所だけで済みますので、手間も少なく、ミスも起こりません。
同様に、「Aさん」のメールアドレスを変更する場合も、1カ所だけで
済みます。

※上記のような「データを引っ張ってくる」処理は、Excelでは
「vlookup」関数などを用いて実現することができます。


いかがでしたでしょうか。既存のシステムのデータベースは、こういった
「データの正規化」の考えを元に作られています。Excelで表を作るとき
にも、この考え方をぜひ活用いただければ幸いです。

（４）関連研修のご紹介

■vlookup関数の使い方も学べる
「Microsoft Office研修～Excel応用編」
https://www.insource.co.jp/bup/bup_excel_levelup.html

■「データベース上での正規化したデータの扱い方を学べる」
データベース基礎研修（2日間）
https://www.insource.co.jp/bup/bup_shinjinit3.html

■データの正規化などビジネスパーソンとしてデータベースの基礎知識が学べる
「ITパスポート試験対策研修（2日間）」
https://www.insource.co.jp/bup/bup_itpassport.html


※本記事は2021年02月24日現在の情報です。