【コラム】人事のためのOA入門講座その5「ダミーデータを作る時に便利なツールと関数」

 DX推進、自動化など、業務効率化への道は様々なものがあり、どんなものでも導入
する過程でのテストは欠かせません。たとえば、自動化のフローをテストしたい、
でも生のデータは使えない......という時に役に立つのが、ダミーデータです。

今回は、Excelでダミーデータを作る際に使えるツールと関数について紹介します。
名前とメールアドレスはダミーデータ、購入希望カラーと数量はランダムに出力して
います。




＜ダミーの個人情報を生成する＞
架空の個人情報を生成できるウェブサイトはいくつかありますが、今回は
「なんちゃって個人情報」を利用しました。架空のフルネームと読み仮名、
メールアドレスなど好きな項目を選んで出力することができます。

Excelで使う場合は、CSV出力を選択し、保存する時に拡張子を「．csv」に
変更すると簡単です。


＜リストの内容をランダムに入力する＞
購入希望カラーをランダムに入力するために、元になるリストを作成します。
元のリストを参照して、その内容をランダムに反映させるためには、セルの番地を
入力するとその値を返すINDIRECT関数と、指定範囲の中で数値をランダムに
返すRANDBETWEEN関数を利用します。

＝INDIRECT（"G"＆RANDBETWEEN（2，10））

「G列＋2－10までの数値を組み合わせたセル番地を出力し、そのセルの値を返す」
という数式になっています。例えば、G列＋ランダムで2が選択され、G2セルが指定
されると「白」が返されます。




＜購入数をランダムに設定する＞
さきほど使った、RANDBETWEEN関数をそのまま利用します。今回はあまり大きい
数を設定していませんが、上限と下限は自由に設定できるため、用途に応じて
変更してください。RANDBETWEEN関数は「関数の挿入」ボタンに対応していない
ため、直接数式バーに入力する必要があります。



＜名前の一部を伏字にする＞
作っている立場としては、このデータがダミーであることはわかっていますが、
他の人が見た時に明らかにダミーとしたいので、一部を伏字にします。B列とC列の
間に列を追加し、REPLACE関数とFIND関数で、ダミー文字列が含まれた名前を
作りましょう。

=REPLACE(B2,FIND(" ",B2),3,$C$1)

REPLACE関数は、その名の通り、指定した文字列を置換する関数です。
ＦＩＮＤ関数で名字と名前の間のスペースを見付け、そこから文字列を３文字分「***」
に置換しています。


※１列増やしたため、色を参照する列がずれて色の値が消えています

＜ダミーデータを値として貼り付け、表を仕上げる＞
ここまでダミーデータを作成してきましたが、数値や文字列に見えても実際に
入っているのは関数です。特に、RAND関数を含んだデータは、貼り付けなどの
操作をするごとに内容が変わってしまいます。
そこで、以下の操作を行います。

1．C2～C10セルを選択してコピーし、B2セルに「形式を選択して貼り付け」から、
値として貼り付けます
2．C列を削除します
3．D列とＥ列全体を選択し、コピーします
4．D列とＥ列全体を選択し、「形式を選択して貼り付け」から、値として貼り付けます

見た目は変わりませんが、数式バーには関数ではなく文字列が入力された状態に
なりました。



以上で、ダミーデータが作成できました。
特に自動化のテストをする場合は過程が見えづらくなるため、もし取り返しが
つかなくなってもいいようにダミーデータを使ってテストすることがおすすめです。

また、テストが終わったら忘れずに一度止めておきましょう。先日、
「以前作成していただいたフローです。エラーが出ました」というメールをもらい、
慌ててログを確認したところ、かつて設定した通り、数日に一度律義に走って
くれていました。幸い、自分のデスクトップ上だけのフローだったので大したことは
起きませんでしたが、場合によっては大変なことになっていた可能性もあります。

テストが上手くいったような気がする時は特に油断しがちです。自動化してから
間違いが発覚し、問題の検証や、元データの復元が困難になることがないように、
ダミーデータで十分にテストしてから本番に臨みましょう。

■上記に関連したオススメの研修
・Microsoft365研修
https://www.insource-da.co.jp/service/microsoft365.html
・RPA/Power Automate Desktop研修～繰り返し作業を自動化する（2日間）
https://www.insource.co.jp/bup/bup_rpa-power-automate.html
・ビジネス活用のためのRPA研修～RPA導入のための一歩を踏み出す
https://www.insource.co.jp/bup/bup_business_robotic1.html


※本記事は2022年02月24日現在の情報です。