【コラム】人事のためのOA入門講座その11 「Excelの機能を使って、データの入力規則が設定されたセルだけを探す」

事務や人事担当の方は、「既存のExcelファイルをちょっと改修する」作業を
依頼されたことがあるかもしれません。
実際に作業を始めてみると、全容が把握しきれない、
下手に変更してしまって不具合が出るぐらいなら新規に作り直す方が早いのでは？
ともなりがちです。

今回は、どういう設定をされているのかわからないExcelファイルの中で、
「データの入力規則」が設定されたセルをまとめて示してくれる
「条件を選択してジャンプ」機能について解説します。

ジャンプ機能のありか
「ホーム」タブの右端の方、「検索と置換」の下にある三角形をクリックすると、
メニューが表示されます。
ここから「条件を選択してジャンプ」を選択しましょう。




 データの入力規則が設定されたセルを探す
「条件を選択してジャンプ」を選択すると、条件を指定するダイアログボックスが開きます。
今回は、右下にある「データの入力規則」「すべて」を選択しましょう。



データの入力規則が設定されたセルがすべて選択されました。
この表は、B列とF列にリスト、D列とE列は入力できる内容を制限しています。




 特定の入力規則が設定されたセルだけを探す
同じ表を使い、リスト入力を設定してあるB2セルを選択した状態にしてから、
「条件を選択してジャンプ」→「データの入力規則」→「同じ入力規則」を選択すると、
基準としたセルと同じ入力規則が設定されたセルだけが選択されます。
ちなみに、同じくリストが設定されているF列もリスト入力が設定されていますが、
リストの参照範囲が違うために選択されていません。



ショートカット「Ctrl+G」で「ジャンプ」ダイアログボックスを開き、「Alt+S」を押すと、
条件選択のダイアログボックスが開けるので、覚えておくと便利です。

既存のExcelファイルの構造をきちんと把握して流用できると、
一から作る必要がなくなるだけでなく、知らない工夫に気付けることもあります。
使えるものは余さず利用して、入力時に迷わず間違いにくくなる、
使いやすいExcelファイルを作成しましょう。

※ファイルの種類によらず、バックアップは忘れないようにしましょう！


※本記事は2022年08月24日現在の情報です。