Excel業務のAIサポーター「GPTexcel」を使おう！①

① Formula機能（関数の生成）

「Formula」は数学などの「式、公式」を意味します。この機能はExcelで行いたい処理を入力すると、人工知能を駆使してそのまま使える関数を出力してくれます。以下の一連の図で、具体的な使い方と出力結果をご覧ください。
※以下の画面は2023年9月版のＵＩです。

下図のExcelワークシートＢ列には研修名の情報が入っています。ただし表記が統一されておらず、一部の情報は「- 株式会社インソースデジタルアカデミー」という文字列を含むものになっています。「Ｂ列のデータから不要な文字列を削除し、表記を整えたい。でもどんな関数を使えばいいか分からない・・・」

そんな時に役立つのがFormula機能です。
左メニューから「Formula」を選択し「Input」の入力フィールドにExcelで実行したい処理（プロンプト）を入力します。
Ｂ２セルの値から文字列「- 株式会社インソースデジタルアカデミー」を削除すると入力し、「GENERATE（生成する）」ボタンをクリックします。

画面右側「Result:（結果）」に以下の関数が出力されました。
=SUBSTITUTE(B2, "- 株式会社インソースデジタルアカデミー", "")
「Copy」ボタンを押して生成された関数を複製し、Excelワークシートに戻ります。

先ほどコピーした関数をＣ２セルに貼り付けると・・・
Ｂ２セルの値から文字列「- 株式会社インソースデジタルアカデミー」を削除することができました！さらにＣ２セルのフィルハンドをＣ６セルまで伸ばせば、Ｂ列のデータをすべてＣ列で表記統一することができます。

この処理で使われたのはSUBSTITUTE関数です。

▼SUBSTITUTE関数
SUBSTITUTE（サブスティテュート）は「～を置換する」という意味です。

=SUBSTITUTE(文字列,検索文字列,置換文字列,[置換対象])
文字列の中に検索文字列が含まれていた場合に、置換文字列に置き換えることができる関数です。置換文字列に""と入力すると、検索文字列を削除することができます。

「Excelでやりたいことがはっきりとしているのに、適切な関数が分からない・・・」
そんな場面で役立つ、とても便利な機能です。

② Explainer機能（関数の説明）

「Explainer」は説明者という意味で、その名のごとく関数を入力すると処理内容を説明してくれる機能です。例えば「引継ぎ資料で理解できない処理がある・・・」といった際に役立つ機能ではないでしょうか。以下の一連の図で、具体的な使い方と出力結果をご覧ください。
※以下の画面は2023年9月版のＵＩです。

下図のExcelワークシートでは、Ｂ列に研修名、Ｃ～Ｆ列に研修の対象層、Ｇ～Ｋ列では対象層に応じて〇が入力されています。ただし「見た目の意味は分かるけど、〇付け部分の内部処理がよくわからない・・・」

そんな時に役立つのがExplainer機能です。
左メニュー「Explainer」を選択し、「Input」の入力フィールドに処理内容を知りたい関数を入力します。

=IF($G2="〇", "〇", IF(COUNTIF($C2:$F2, $I$1)>0, "〇", "" ))
この関数はなんですか？

入力を終えたら「EXPLAIN（説明する）」ボタンをクリックします。

画面右側「Result:（結果）」に以下のとおり関数の説明が出力されました。

この関数は、セルG2の値が「〇」である場合は「〇」と表示し、そうでない場合はセルC2からF2の範囲にセルI1の値と一致する値がある場合は「〇」と表示し、それ以外の場合は空白を表示します。

「Copy」ボタンを押して内容を複製し、元のExcelワークシートに戻ります。

複製した内容を適当なセルに貼り付けます。表と説明を見比べながら読み解くことで、関数がどのような処理を行っているか理解しやすくなりました。

このように、実務において必要な関数を調べる際に便利な機能ではないでしょうか。