Excel業務のAIサポーター「GPTexcel」を使おう！② ～「始め方」を３分で解説

簡単３ステップ！GPTexcelの始め方

前回記事では「GPTexcel」というＡＩツールと、その便利な機能の使い方をご紹介しました。

前回記事：Excel業務のAIサポーター「GPTexcel」を使おう！①

Excel学習や業務効率アップに繋がる手段として、ぜひご自身でも使い心地を試してみませんか？ 本記事では、GPTexcelを始める手順（たったの３ステップ）をご紹介します。

1. サイトにアクセスし「LOGIN」か「GET STARTED」をクリック
2. ご自身のGoogle/Microsoftメールアドレスとパスワードを入力
3. ご自身のスマートフォンで本人確認（２段階認証プロセス）

※GPTexcelの開発元はExcelBrewです。Microsoft Excel、Google Sheets、Airtable（米国企業のAirtable社が提供するクラウド型データベース管理ツール）などで使用できる数式や関数を生成・説明する機能等を提供しています。本記事ではExcelに焦点をあててご紹介しています。

※使用するにはご自身のGoogle/Microsoftアカウントが必要です。なお、ご所属組織のセキュリティーポリシーにより使用いただけない場合がありますので、事前に自組織内でサービスの利用可否をご確認ください。

※本記事でご紹介する画面や設定方法は2023年9月執筆時点のものです。今後変更となる可能性がありますので予めご了承ください。

※2023年11月追記：現在GPTexcelで日本語入力すると、Formula機能では回答が生成されず、Explainer機能では回答が生成されるものの文章が途中で切れるという状態です。そのため、使用される場合はGoogle翻訳などのツールを活用して質問をご作成ください。英語入力の場合は問題なく回答を得られることを確認済みです。

Excel苦手な筆者がGPTexcelを使い感じたこと

そもそもExcelにあまり自信がない筆者。しかしExcelでどうしても実現したい処理があり、色々と調べるも解決案が浮かばす、やきもきする日々・・・そんな時にGPTexcelを知り、思考の「壁打ち相手」として使うことで、Excelで行いたい処理を形にすることができました。

「やりたいこと」起点で関数を探せるGPTExcelは非常に頼もしい存在だと感じます。自身のニーズに近い関数を見つけ、Webで関数の使い方を調べ、手元のExcelで実践するという学習と実践を兼ねた流れは、知識の定着にも繋がりやすいです。

以下にご紹介するのは、簡易化した実体験です。
※以下の画面は2023年9月版のＵＩです。仕様に変更があったのか現在は日本語入力に対応しきれていないようですので、Google翻訳などのツールを活用して英語入力いただくことを推奨します。なお翻訳ツールを使い同じ指示を出したところ、求める関数を問題なく出力できました。

Ｂ３セルの研修名情報に管理番号を含むデータが入っていた場合です。表記統一のため、あらかじめＣ列に入力していたSUBSTITUTE関数（研修名末尾の文字列「- 株式会社インソースデジタルアカデミー」を取り除くという内容）だけでは、研修名を整えられなくなってしまいました。

▼SUBSTITUTE関数
SUBSTITUTE（サブスティテュート）は「～を置換する」という意味です。

=SUBSTITUTE(文字列,検索文字列,置換文字列,[置換対象])
文字列の中に検索文字列が含まれていた場合に、置換文字列に置き換えることができる関数です。置換文字列に""と入力すると、検索文字列を削除することができます。

そのためFormula機能にＢ３セルから「- 株式会社インソースデジタルアカデミー」という文字列を削除し、また「[」で始まる８文字の文字列を削除すると入力しました。しかし出力結果には前半の要望しか反映されていません。

そこで処理を分解し、Ｂ３セルから「[」で始まる８文字の文字列を削除する関数の生成を依頼しました。すると使えそうな関数が出力されました。

Excelに戻り、Ｃ３セルに貼ってみたところ・・・
冒頭の管理番号を削除することができました！

さらに末尾の「-株式会社インソースデジタルアカデミー」の文字列も同時に削除できるよう、先ほどの関数をSUBSTITUTE関数でくるみました。これで、末尾と冒頭の文字列を削除する関数の完成です。

この処理で使われたのはLEFT関数とMID関数です。

▼LEFT関数
LEFT（レフト）は「左」を意味しますが、この関数では「文字列の先頭」を指します。
=LEFT(文字列,文字数)
文字列の先頭から指定された数の文字を取り出すという関数です。

▼MID関数
MID（ミッド）は「真ん中」を意味するMIDDLEの略語です。
=MID(文字列, 開始位置, 文字数)
文字列の指定された位置から指定された文字数の文字を取り出すという関数です。

このように、少し複雑な処理になる場合は「処理を細分化し、Formula機能を使って処理ごとに関数を生成し、段階的に関数を組み合わせる」アプローチが有効だと感じました。もっとも、よりよい言語化ができれば複雑な処理でも１つの指示文（プロンプト）で済むのかもしれません。

ChatGPTなどと同様、結局のところ重要なのは「生成ＡＩにとって理解しやすいプロンプトを書き、よりよい回答を引き出す」テクニックであると感じます。インソースデジタルアカデミーでは、そうしたスキルを身につけるための研修をご用意しています。もちろんExcel研修も、レベル別・目的別に幅広くご用意しています。

ChatGPT応用編研修～プロンプトエンジニアリングについて学ぶ

ChatGPT×Excel研修～Excel初級者でもAIの力で使いこなす（１日間）

ＯＡ研修一覧

最後に

皆さん、設定は無事に完了できましたでしょうか？
ぜひ実際に試しながら「思考の壁打ち相手」としてツールを活用してみてください。その際は前回記事でご紹介した「GPTExcelを活用する際に留意すべきポイント」をお忘れなく、ご一読をお願いいたします。