Microsoft365ではじめるDX

社員のスケジュールが一目で分かる

Ｏｕｔｌｏｏｋ予定表のスケジュールアシスタント機能を利用すると、イベント開催日時の参加者の予定を一覧して、空いている時間を見つけられます。各人の予定にカーソルを合わせると、予定の詳細が確認できます。
全員の予定が空いていればイベント予定時間の枠が緑色になり、この時間帯に会議を設定できることが分かります。誰かが空いていないと枠が赤くなりますが、いずれの場合もイベントの設定が可能です。

複数ユーザーが同時にファイルを編集できる

オンライン版のＯｆｆｉｃｅアプリでは、複数のユーザーがファイルを同時編集できます。インソースでは、チームの予定を記載するＥｘｃｅｌファイルをクラウド上に保存し、ミーティングまでに各々が更新して準備します。デスクトップ版と違い、誰かがファイルを開いていても他のユーザーも編集できるため、関わる人が多いファイルを扱う時は非常に便利です。

業務の定型化と自動化

勤怠の修正依頼を自動で通知

インソース人事部では、アンケートフォームが作成できるＦｏｒｍｓを利用して、勤怠の記録の修正依頼を受け付けています。
あらかじめＦｏｒｍｓに必要事項を入力するための項目を設定することで、氏名や社員番号、問い合わせ内容などを抜け漏れなく取得することができます。回答はＰｏｗｅｒ　Ａｕｔｏｍａｔｅを利用してＥｘｃｅｌに転記され、問合せが追加された旨が担当者に通知されます。

添付ファイルを自動的に保存

「自分宛のメールに添付ファイルが付いていた場合、ファイルを指定したＯｎｅＤｒｉｖｅのフォルダに保存したうえで、保存されたことを１日に一度メールで通知する」というフローを作成しています。
１日に何通も来るメールの中から、「自分宛」かつ「添付ファイルあり」の条件で絞り込むことで、重要なメールや承認が必要な書類などの見落としが防げます。
また、新しいファイルが保存されたことを通知することで、さらに見落としを防ぐためのチェック機構を備えています。