Excel「条件付き書式」で、もっと資料をわかりやすく！③～活用事例・記入漏れの防止

条件付き書式を業務に活かす

前回に続き、本記事でもすぐに実務で役に立つ！活用事例の詳細を画像つきで分かりやすくご紹介します。 今回ご紹介する活用事例は「記入漏れの防止」です。ぜひご自身のExcelで、実際に手を動かしながら試してみてください。

連載記事①～どんな機能で、どう役に立つ？
連載記事②～活用事例・予算達成状況の見える化
連載記事③～活用事例・記入漏れの防止　★現在の記事
連載記事④～活用事例・プロジェクトの進捗管理
連載記事⑤～注意点とマスターのカギ

活用事例：記入漏れの防止

下図は、とある企業の「社内向け自己紹介フォーマット」です。
氏名や所属など必須項目がいくつか設けられていますが、項目名に*マークがついているだけなので、人によっては記入漏れが起きそうです。その場合、担当者はファイル受領後に折り返し情報の確認や代理入力が必要になるなど、余計な手間がかかってしまいます。

こんな時にも「条件付き書式」が役立ちます！
「必須項目が未入力の場合はセルに色付けする」というルールをあらかじめ設定しておくことで、必須項目の入力状況が一目で分かるようになり、記入漏れを防ぎやすくできます。情報収集する際の手間を減らす手段として、ぜひ活用してみませんか？設定手順を次章から解説していきます。

このように、必須項目を記入するとセルの背景色（アラート色）が消えます。

実際に手を動かそう！設定手順のご紹介

下図を完成イメージとして「必須項目が未入力の場合はセルに色付けする」ルールを設定します。

※本記事でご紹介するキャプチャ画面は2024年1月執筆時点のものです（Microsoft Excel for Microsoft 365を使用）。今後変更となる可能性がありますので予めご了承ください。

まず、条件付き書式を適用したいセル/セル範囲（下図では、必須項目となるＢ３～７セルとＢ９）を選択します。 離れた場所にあるセルはCtrlキーを押しながらクリックすると、同時に選択することができます。

選択を終えたらメニュー「ホーム」＞「条件付き書式」＞「新しいルール」をクリックしてください。

「新しい書式ルール」ダイアログボックスで、上から順に次のとおり選択・入力していきます。数式はすべて半角で入力するようご注意ください。

・ルールの種類を選択：指定の値を含むセルだけを書式設定
・次のセルのみを書式設定：左から「セルの値」「次の値に等しい」「=""」

入力が完了したら、「書式」ボタンをクリックしてください。

※「""」は空白を意味します。Excelの数式で文字列を扱いたい時は"で囲んで表記します。

「セルの書式設定」ダイアログボックスで必須項目が未入力の場合にセルに反映させる色を設定します。 「塗りつぶし」タブのデフォルト色から選択もできますし、特定の色を指定することもできます。

ここでは「その他の色」をクリックし、「ユーザー設定」で色情報を指定します。 目に優しい薄いピンク【#FFD3D3】※を入力し、OKボタンをクリックしてください。

※カラーコードと呼ばれる、色を指定するためのコードです。【#FFD3D3】のように、#（ハッシュ）の後に６桁の16進数（0123456789ABCDEF）を続ける形で表記します。最初の２桁は「赤」、次の２桁は「緑」、そして最後の２桁は「青」を表しており、これら３色を組み合わせて色を表現します

すべてのダイアログボックスのOKボタンを押して閉じると、未入力の必須項目セルの色が反映されていることを確認できます。

これで設定は完了です！
このちょっとしたひと手間が入力漏れ防止に繋がります。なお「セルの書式設定」ダイアログボックスからは、色の塗りつぶしだけでなく、表示形式や罫線、フォントなども設定できますので、ぜひお好みに応じて書式をカスタマイズしてみてください。

最後に

皆さん、「条件付き書式」で記入漏れは防げそうですか？

続く連載記事④では、プロジェクトの進捗管理に役立つ活用事例をまとめています。
また、連載記事⑤では条件付き書式ルールを取り扱う際に気をつけたいことや、 ChatGPTを活用したマスターのヒントをご紹介しています。

他記事もあわせてご覧いただきながら、ぜひ実務で活用してみてください！