2024.01.22
2024.07.16
Excel「条件付き書式」で、もっと資料をわかりやすく!⑤~注意点とマスターのカギ
- 文字で構成されています。
※この記事内容は
より機能を使いこなすために
皆さん、すぐに使える活用事例の「条件付き書式ルール」は無事に設定できたでしょうか?
連載最後となる本記事では「条件付き書式ルール」を取り扱う際に気をつけたいことや、ChatGPTを活用したマスターのカギをご紹介します。
連載記事①~どんな機能で、どう役に立つ?
連載記事②~活用事例・予算達成状況の見える化
連載記事③~活用事例・記入漏れの防止
連載記事④~活用事例・プロジェクトの進捗管理
連載記事⑤~注意点とマスターのカギ ★現在の記事
こんな時はどうする?ルールを取り扱う際の注意点
「条件付き書式ルール」を設定するなかで「こんな時はどうすればいいんだろう?」と浮かんだ疑問があると思います。ここでは、ルールを取り扱う際に知っておくべき3つの注意点をご紹介します。
なお、ルールを変更する際は事前にバックアップをとっておくと安心です。リンククリックで気になる注意点の説明箇所までご移動ください。
条件付き書式ルールを編集・削除したいとき
「ルールを変更したいのに、ルールを設定した場所(セル/セル範囲)がみつからない...」そんな時は「ホーム」>「条件付き書式」>「ルールの管理」から、「条件付き書式ルールの管理」ダイアログボックスにアクセスしてください。設定中のルールを一覧で確認できるので、必要に応じてルールの編集や削除を行えます。
「ルールを設定したはずなのに、何も出てこない!」という方は、「条件付き書式ルールの管理」ダイアログボックスの「書式ルールの表示」プルダウンメニューから、「このワークシート」を選択してみてください。確認したいルールが一覧で表示されるようになります。
また、Excelの「ジャンプ機能」でも、条件付き書式ルールが設定されたセル/セル範囲を探すことができます。「ホーム」>「検索と選択」>「ジャンプ」(ショートカット:Ctrl+Gでも起動)を押すと、「ジャンプ」ダイアログボックスが現れます。
「ジャンプ」ダイアログボックス左下の「セル選択」を押し、選択オプションが現れたら右下の「条件付き書式」を選択して「OK」をクリックしてください。
すると、条件付き書式ルールが設定されているセル/セル範囲が選択された状態になります。
条件付き書式ルールに優先順位をつけたいとき
「同じセル/セル範囲に複数のルールを設定したけれど、優先順位(どのルールが優先適用されるのか)はどう設定すればいいの?」そんな時は、「ホーム」>「条件付き書式」>「ルールの管理」をクリックしてください。
「条件付き書式ルールの管理」ダイアログボックスが現れますので、そこからルールの優先順位を変更できます。上にあるルールほど、優先して適用されます。優先順位を変更したいルールをクリックで選択し、△▽ボタンで並び替えてください。
条件付き書式ルールの適用範囲を変えたいとき
特定のセル/セル範囲に設定したルールは「書式のコピー/貼り付け」で他のセル/セル範囲にも適用することができます。しかし、貼り付けるごとに新規ルール(内容は同じだけど指定範囲が異なるルール)として追加されていき、ファイルが重くなってしまいます。 左表から「書式のコピー/貼り付け」で右表に色付けルールを適用させると...
このように、適用先ごとにルールが増えていってしまいます。
そのため同じルールを別のセル/セル範囲に適用させたい場合は、既存ルールの設定から適用範囲を変更する方法をおすすめします。まず「条件付き書式ルールの管理」ダイアログボックスから、増えてしまったルールを削除します。その上で、既存ルールの「適用先」から適用範囲を変更します。
右端の上矢印ボタンを押すとダイアログボックスが小さくなるので、ルールを適用させたいワークシート上のセル範囲を追加で選択し、適用範囲を変更してください。Ctrlキーを押しながら選択すると、もともとの適用先に加えて新しいセル/セル範囲を追加することができます。
他のルールも同様に適用先を変更して、ルールを整理するのがおすすめです。
マスターのカギは「ChatGPT」?
Excel「条件付き書式」の設定が少し難しいと感じる方は、生成AIであるChatGPTの力を借りるのもおすすめです。
「条件付き書式で何ができるか分かったけど、いざ使う時に手順を忘れてしまった...」
「設定したい条件は明確なのに、どんな数式を入力すればいいか分からない...」
そんな時はChatGPTに聞いてみると、設定手順をガイドしてくれます。下図は筆者が実際に活用したときの画面です。誤って「データの入力規則ルール」を設定したいと入力してしまいましたが、ChatGPTが意図をくみ取って「条件付き書式」の設定方法を教えてくれました。
ルール設定に必要な数式も、Excelですぐに使える形※で提案してくれるため非常に便利です。
※下図の黒背景エリア右上の「Copy code」クリックで数式をコピーできます
もちろん、求める回答を得るためには「説明スキル」が必要になりますし、常にベストな回答や数式が出力されるとは限りません。それでも、試行錯誤しながら考えるうえで、充分なヒントになるのではないでしょうか。
ChatGPTにどのような聞き方をすれば求める回答に近づくかを知りたい方は、おすすめのChatGPT研修がございますので、ぜひチェックしてみてください。
※上記研修の受講体験記はこちらからご覧いただけます。
最後に
連載記事『Excel「条件付き書式」で、もっと資料をわかりやすく!』はいかがでしたか?
ぜひ記事を繰り返しご覧いただきながら、実際に手を動かしてみてくださいね。
Excel「条件付き書式」とChatGPTを駆使して、2024年の魅力的な資料づくりにお役立てください!
Excel「条件付き書式」で、もっと資料をわかりやすく!
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※本記事は2024年07月16日現在の情報です。
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