ファイルとフォルダを迷わず探せて事故も防ぐ、基本の命名ルール８選

最新版を見逃さないための、日付とバージョン情報設定

まず、ファイルを作成した日付をファイル名に記載します。
最初に作成した日がわかれば、そのファイルの作成日から現在日時までの期間もわかります。
例：240301【提案書】Excel研修（青空デジタルアカデミー）

次に、バージョン情報を示す識別子（複数の対象からひとつを特定するための符号）を追加します。 ここではシンプルにしたいので、同じファイルに変更を加えた場合は、日付の後にアルファベットを追加します。
例：240301a【提案書】Excel研修（青空デジタルアカデミー）
例：240301b【提案書】Excel研修（青空デジタルアカデミー）

このように設定すると、ファイルが編集したバージョン順に並べられます。

漢字表記対応のために、読み仮名をつける

ファイルを複数作成して名前順に並べ替えたところ、「あ」から始まる「青空デジタルアカデミー」が、「す」から始める「水晶球テクノロジ株式会社」よりも下になってしまいました。
Windowsは漢字を訓読みにするため、実際の読み仮名とは違う順番に設定されることがあるためです。

この現象を回避するために、読み仮名の頭文字をファイル名に追加すると、読み仮名の順番でファイルが揃います。

Windowsのファイル名の並び順
ファイル名の並び順は、以下のように判定されます（アップデート等により、変わることもあります）。
半角記号＞半角数字の番号順、英字のアルファベット順＞全角記号＞全角数字の番号順、英字のアルファベット順、ひらがな、カタカナ、漢字

常に上部に表示したいファイル名には、記号をつける

「提案書テンプレート」というファイルを、ファイル一覧の上に常に表示したいと思います。
フォルダ内のファイルを固定する機能はないため、読み仮名よりも先に判定される記号をファイル名の冒頭に設定します。

ファイルの内容の種類を表示する

「提案書」「見積書」など、ファイルの中身を簡潔に示す注記を追加しておくと、ファイルが増えてきても必要なファイルが探しやすくなります。
普段あまり見ることがないフォルダから何かを探す時、どういった情報があると便利かを意識して名前をつけておくと親切です。

ファイルの拡張子を表示する

ファイルの拡張子（Excelであれば.xlsx、テキストファイルであれば.txt）などは、Windowsの初期設定では表示されていません。
拡張子を偽装してウイルスを送ってくる攻撃や、開こうとしているファイルがどのような形式で保存されているのかを見分けるために、拡張子の表示設定を行いましょう。

1. Windowsボタン＋Eを押して、エクスプローラーを起動します。
2. 左上に並んだメニューから「表示」をクリックしてタブを切り替え、右端の「オプション」をクリックします。
   
3. 「フォルダーオプション」が開いたら、「表示」タブに切り替えて項目を下にスクロールしていき、「登録されている拡張子は表示しない」のチェックを外して「OK」をクリックして、設定ウィンドウを閉じます。
   

ファイル名に使用できない記号・使わない方がいい記号

ファイル名に使用できない記号としては以下のように「／（スラッシュ）」や「：（コロン）」などがありますが、この他に、ファイル名としてもエラーは出ないものの、使わない方がいい記号があります。

これらの記号が含まれたファイル名は、コマンドライン（ファイルを開く動作などを文字列のみで操作する機能）を使用する時に不具合が出ることがあるためです。
自分が使わない機能でも、他の人が使う可能性もあるので避けておくのがよいでしょう。

フォルダをジャンル別に分類する

ファイルを格納するフォルダにコードを設定すると、順番が固定され、管理しやすくなります。
大分類となるコードを設定してフォルダを作成し、下位のフォルダに中分類以降のコードを設定すると、ファイルが見つけやすくなります。
以下の例では、「400_顧客関連」フォルダを大分類に設定し、そのフォルダ内に置くフォルダに401以降の番号を採番しています。

C:\Users\ユーザー名\Desktop\240314【DXpedia】ファイルとフォルダの命名ルール\

C:\Users\ユーザー名\Desktop\240314【DXpedia】ファイルとフォルダの命名ルール\400_顧客関連

ファイル名は誰にでもわかりやすいものを意識する

ファイル名やフォルダ名は、初めてそのファイルを探す時にもわかりやすく、最新版が一目で見分けられる名前であることが理想です。
特に、組織内でファイルの共有をする際は、間違ったファイルを編集することや、最新版を破棄してしまうなどの事故が起こらないように名前をつけましょう。

最後に

組織内での命名ルールは、まず既存のものについて確認し、新たに作成する場合はファイルを管理する人や共有する人と事前に相談し、合意しておきましょう。
また、ルールを文書化しておき、必要に応じて見直したり改善したりすることもおすすめです。